Datenschutzerklärung

Mit diesen Hinweisen informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website und bei der Kontaktaufnahme mit CEWEN.

1. Verantwortliche

Für diese Website verantwortlich: CEWEN Property Management GmbH, Feldbergstraße 22, 78224 Singen (Hohentwiel), Geschäftsführer Matthias Biethinger, Telefon +49 7731 8385 10, E-Mail info@cewen.de.

Für Dienstleistungen der CEWEN Facility Management GmbH kann diese eigenständig Verantwortliche sein: Feldbergstraße 22, 78224 Singen (Hohentwiel), Geschäftsführer Sven Wagner und Matthias Biethinger, Telefon +49 7731 838529, E-Mail info@cewen.de. Welche Gesellschaft Ihr Anliegen bearbeitet, ergibt sich aus dem jeweiligen Vertrags- oder Geschäftskontakt.

2. Allgemeine Grundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur mit einer gesetzlichen Rechtsgrundlage, insbesondere zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (lit. c), aufgrund berechtigter Interessen (lit. f) oder auf Grundlage einer Einwilligung (lit. a). Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

3. Websitebetrieb und Hosting

Beim Aufruf unserer Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, beispielsweise IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Inhalte, Browserinformationen und technische Fehlermeldungen. Zweck ist die Auslieferung, Stabilität und Sicherheit des Internetangebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Website wird durch Steiner IT Solutions GmbH, Rebenweg 385, CH-8262 Ramsen, Schweiz, gehostet. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission. Serverprotokolle werden nach den für den Hostingbetrieb geltenden Löschregeln aufbewahrt.

4. Kontaktaufnahme und Kontaktformular

Bei Anfragen per E-Mail, Kontaktformular oder Telefon verarbeiten wir die übermittelten Angaben, insbesondere Name, Kontaktinformationen, Nachricht und gegebenenfalls Objektbezug, zur Bearbeitung und Beantwortung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anfragen; ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an sachgerechter Kommunikation). Auf der Website wird für das Kontaktformular Fluent Forms verwendet; der E-Mail-Versand erfolgt über unsere angebundene Microsoft-365-Infrastruktur. Angaben werden entsprechend der Erforderlichkeit und geltenden Aufbewahrungspflichten gespeichert.

5. Digitaler Dokumenten-Upload

Für die digitale Übermittlung von Dokumenten kann unsere CEWEN-Cloud (Nextcloud unter cloud.cewen.de) genutzt werden. Dabei verarbeiten wir hochgeladene Dateien sowie die für die Übermittlung und Bearbeitung notwendigen technischen und inhaltlichen Angaben. Rechtsgrundlage ist je nach Anliegen Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Bitte übermitteln Sie nur die für Ihr Anliegen notwendigen Daten. Zugriff auf eingereichte Unterlagen erhalten die zuständigen Bearbeitenden.

6. KI-Telefonassistent „Frida“ und Verwaltungsvorgänge in facilioo

Zur Entgegennahme und Bearbeitung telefonischer Anliegen verwenden wir den KI-gestützten Telefonassistenten Frida. Gespräche, die über Frida geführt werden, werden automatisiert als Tonaufnahme erfasst und in Textform transkribiert. Dabei können insbesondere Name, Telefonnummer, Zeitpunkt und Inhalt des Anrufs sowie Angaben zu Immobilien und Verwaltungsangelegenheiten verarbeitet werden. Die Daten werden zur Entgegennahme, Dokumentation, Zuordnung und Bearbeitung des jeweiligen Anliegens verwendet.

Nach den uns vorliegenden Angaben erfolgt bei Frida keine dauerhafte Speicherung der Gesprächsdaten. Bei Anliegen von Mietern und Eigentümern wird die schriftliche Transkription dem jeweiligen Vorgang in unserer Verwaltungssoftware facilioo zugeordnet und dort zur Bearbeitung und Dokumentation gespeichert. Eine Speicherung der Tonaufzeichnung in facilioo erfolgt nicht.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deren Anfrage erforderlich ist, stützen wir sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei anderen Anliegen richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem konkreten Vorgang. Die in facilioo gespeicherten Transkriptionen werden entsprechend dem Bearbeitungszweck und etwaigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aufbewahrt und anschließend gelöscht, soweit keine weitere Rechtsgrundlage besteht.

7. Cookies, externe Inhalte und Reichweitenmessung

Für den technischen Betrieb können notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechniken eingesetzt werden. Google Analytics wird derzeit nicht eingesetzt. Soweit auf einzelnen Seiten externe Inhalte wie Karten eingebunden werden, die personenbezogene Daten an Drittanbieter übertragen oder nicht notwendige Technologien einsetzen, dürfen diese erst nach einer gegebenenfalls erforderlichen Einwilligung geladen werden. Einzelheiten richten sich nach den tatsächlich aktivierten Funktionen.

8. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten können an IT- und Hostingdienstleister, Kommunikationsanbieter, den Anbieter des Telefonassistenten, die Betreiber der eingesetzten Verwaltungssoftware und weitere zur Bearbeitung beauftragte Dienstleister übermittelt werden, soweit dies erforderlich ist. Sofern Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage der gesetzlich erforderlichen Vereinbarungen. Datenübermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die konkrete Dauer richtet sich nach der Art des Vorgangs, der erforderlichen Dokumentation und den anwendbaren gesetzlichen Fristen. Danach werden die Daten gelöscht, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für die Speicherung besteht.

10. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bitte richten Sie Ihre Anfrage an info@cewen.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

11. Stand

Stand: November 2026. Bei Änderungen unserer Datenverarbeitungen oder rechtlicher Anforderungen aktualisieren wir diese Hinweise.